Viele Freelancer stellen ihre ersten Rechnungen mit Word oder Excel — und hoffen, dass das passt. Manchmal tut es das, manchmal nicht. Das Problem ist nicht die Technik, sondern das Wissen: Was muss auf einer österreichischen Rechnung stehen, damit sie rechtsgültig ist und der Empfänger Vorsteuer abziehen kann?

Hinweis: Dieser Artikel gibt einen praxisnahen Überblick, ersetzt aber keine Steuerberatung. Bei konkreten Fragen zu deiner Situation: Steuerberater konsultieren.

Pflichtangaben auf einer Rechnung in Österreich

Geregelt ist das im österreichischen UStG (Umsatzsteuergesetz), § 11. Folgende Angaben müssen auf einer Rechnung stehen — ab einem Rechnungsbetrag über 400 Euro (netto) sind alle Punkte verpflichtend:

  • Name und Anschrift des Leistungserbringers — dein vollständiger Name und Adresse
  • Name und Anschrift des Leistungsempfängers — Name und Adresse des Kunden
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Fortlaufende Rechnungsnummer — muss eindeutig und einmalig sein
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der Leistung — was wurde erbracht?
  • Leistungszeitraum oder Lieferdatum — wann wurde die Leistung erbracht?
  • Entgelt (netto) aufgegliedert nach Steuersätzen
  • Steuersatz und Steuerbetrag — oder Hinweis auf Steuerbefreiung
  • Bruttobetrag (Entgelt plus Umsatzsteuer)
  • UID-Nummer (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) — wenn vorhanden

Bei Rechnungen bis 400 Euro gibt es erleichterte Anforderungen — dann reichen Name, Datum, Leistungsbeschreibung und Bruttobetrag samt Steuersatz.

Kleinunternehmer vs. USt-pflichtig: Der Unterschied zählt

In Österreich gibt es die Kleinunternehmerregelung: Wer im Kalenderjahr weniger als 42.000 Euro Umsatz macht (Stand 2024; ab 2025 erhöht auf 55.000 Euro), kann sich von der Umsatzsteuer befreien lassen.

Kleinunternehmer: Stellen Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus. Auf der Rechnung muss stehen: „Umsatzsteuerfrei gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG" (oder ähnlich). Kein Vorsteuerabzug für den Kunden. Kein Vorsteuerabzug für dich selbst.

USt-pflichtige Unternehmer: Weisen auf der Rechnung die Umsatzsteuer aus (meist 20 %). Führen diese ans Finanzamt ab. Der Kunde kann die USt als Vorsteuer abziehen. Du selbst kannst Vorsteuer aus deinen Einkäufen geltend machen.

Wann ist welche Variante besser? Das ist individuell und hängt von Umsatz, Kosten und Kundenstruktur ab. Faustregel: Wer hauptsächlich an Privatkunden verkauft, ist als Kleinunternehmer oft im Vorteil (günstigerer Gesamtpreis). Wer hauptsächlich B2B macht, kann auch als Kleinunternehmer arbeiten — aber wenn dein Umsatz wächst, wirst du ohnehin zur USt-Pflicht wechseln müssen.

Häufige Fehler bei Freelancer-Rechnungen

Diese Fehler sieht man immer wieder — und sie können Nachforderungen, Stornierungen oder Probleme beim Vorsteuerabzug des Kunden verursachen:

  • Keine fortlaufende Rechnungsnummer: Rechnungen ohne eindeutige Nummerierung sind keine ordnungsgemäßen Rechnungen. Das Finanzamt kann die zugrundeliegenden Leistungen in Frage stellen.
  • Leistungszeitraum fehlt: „Website erstellt" ist keine ausreichende Beschreibung. Wann? Für welchen Zeitraum? Eine konkrete Angabe wie „Webdesign-Leistungen März 2026" ist besser.
  • Kleinunternehmer-Vermerk fehlt: Wer als Kleinunternehmer keine USt ausweist, ohne das zu erläutern, kann beim Finanzamt Fragen auslösen.
  • Rechnungsempfänger unvollständig: Nur „Max Mustermann GmbH" reicht oft nicht — vollständige Adresse ist Pflicht bei Rechnungen über 400 Euro.
  • UID-Nummer fehlt: Ab einem bestimmten Umsatz oder bei EU-Auslandsgeschäften ist die UID-Nummer unverzichtbar.
  • Rechnungsnummer doppelt vergeben: Passiert schnell beim manuellen Erstellen. Sorgt für Probleme in der Buchhaltung.

Tool-Empfehlungen für Freelancer

Eine Rechnung in Word erstellen ist möglich, aber fehleranfällig. Es gibt einfachere Lösungen:

  • Zervant — kostenlos für kleine Volumina, österreichische Einstellungen möglich, simpel zu bedienen. Gut für den Start.
  • FastBill — bezahlte Lösung mit mehr Automatisierung, Mahnwesen, Anbindung an Buchhaltung. Sinnvoll ab mehr als 5–10 Rechnungen pro Monat.
  • Lexoffice / sevDesk — populäre deutsche Tools, die auch in Österreich nutzbar sind. Mehr Funktionsumfang, entsprechend auch teurer.
  • Manuell mit Vorlage: Wer selten Rechnungen stellt, kann auch mit einer gut strukturierten Word- oder Google-Docs-Vorlage arbeiten — wenn alle Pflichtangaben drin sind.

Was du nicht tun solltest: Rechnungen ohne Nummerierungssystem erstellen. Schon beim zweiten Kunden wird es unübersichtlich.

Wichtig: Rechnungen müssen 7 Jahre aufbewahrt werden (österreichische Aufbewahrungspflicht). Digital ist in Ordnung, aber sicher und zugänglich. Keine PDFs die irgendwo im E-Mail-Verlauf verschwinden.